Μαζική εισαγωγή προϊόντων από αρχείο Excel

Μια από τις μεγαλύτερες δυσκολίες στην δημιουργία ενός νέου e-shop είναι η τροφοδότηση του e-shop με τα προϊόντα της επιχείρησης. Μια επιχείρηση μπορεί να εμπορεύεται από μερικές δεκάδες, μέχρι αρκετές εκατοντάδες / χιλιάδες προϊόντα. Εϊναι εξαιρετικά δύσκολο και χρονοβόρο να καταχωρηθούν τα προϊόντα μιας επιχείρησης ένα προς ένα σε ένα e-shop. Γι αυτό το λόγο υπάρχουν διάφορα εργαλεία μαζικής εισαγωγής προϊόντων από αρχεία excel ή XML ή απευθείας από το ERP, εμπορικό πρόγραμμα της επιχείρησης (εφόσον διαθέτει).

Ο πιο διαδεδομένος τρόπος και αυτός που θα αναπτύξουμε στο παρόν άρθρο είναι η μαζική εισαγωγή προϊόντων από αρχείο Excel. Μπορείτε εύκολα να εισάγετε δεκάδες / εκατοντάδες προϊόντα στο e-shop σας από αρχεία excel είτε ετοιμάζοντας το αρχείο εσείς είτε από τον προμηθευτή σας.

Προετοιμασία

Προτού ξεκινήσετε θα πρέπει να εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας το Microsoft Excel (οποιαδήποτε έκδοση) που έρχεται μαζί με το Microsoft Office, ή αν δεν το έχετε μπορείτε να εγκαταστήσετε και το Open Office που έχει δωρεάν έκδοση του excel.

Κατεβάστε το ΑΡΧΕΙΟ ΟΔΗΓΟ και ανοίξτε το στο πρόγραμμα Excel.

Στο αρχείο θα δείτε ότι κάθε στήλη εμπεριέχει μια διαφορετική πληροφορία που θα χρειαστεί στο e-shop. Οι στήλες με τον αστερίσκο είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθούν. Κάθε γραμμή που θα προσθέσετε είναι και ένα διαφορετικό προϊόν από τον κατάλογο σας. Έτσι ξεκινώντας να δημιουργείτε το excel με τα προϊόντα σας θα συμπληρώνετε κάτω από κάθε στήλη το αντίστοιχο χαρακτηριστικο.

Για δική σας διευκόλυνση, σας έχουμε συμπληρώσει στην δεύτερη γραμμή ένα προϊόν ώς παράδειγμα.

Κατα την διαδικασία θα πρέπει να έχετε υπόψη σας:

1. Ο κωδικός του προιόντος ή κωδικός λογιστηρίου ή SKU πρέπει να είναι μοναδικός / διαφορετικός για κάθε προϊόν. Εαν δεν έχουν τα προϊόντα σας κωδικό μπορείτε να ορίσετε έναν αύξον αριθμό μαζί με κάποια σύμβολα. π.χ. RED0001
   
2. Ο τίτλος του προϊόντος καλό θα είναι να μην υπερβαίνει τις 20 λέξεις και όχι λιγότερες από 4 λέξεις.
3. Το Google ΑΠΑΙΤΕΙ κάθε προϊόν να έχει μοναδικό τίτλο ώστε να διαφέρει από τα υπόλοιπα. π.χ. μην βάλετε 2 προϊόντα με τον ίδιο ακριβώς τίτλο προσπαθήστε να προσθέσετε ένα χαρακτηριστικό που να ξεχωρίζει το ένα προϊόν από το άλλο. Π.χ. Γυναικεία μπλούζα με στρας, Γυναικεία μπλουζα με ασύμετρους ώμους.
4. Η μικρή περιγραφή είναι απαραίτητη γιατί θα εμφανίζεται στο google όταν κάποιος ψάχνει τα προϊόντα μας. Πρέπει οπωσδήποτε να είναι πιο περιγραφική και μεγαλύτερη σε μέγεθος από τον τίτλο του προϊόντος. Για καλύτερα αποτελέσματα στο Google σας συστήνουμε η περιγραφή να είναι τουλάχιστον 20 λέξεις και όχι περισσότερες από 40.
   
5. Η αναλυτική περιγραφή δεν είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθεί. Συνήθως συμπληρώνουμε εκεί κάποια ειδικά χαρακτηριστικά (σύνθεση ρούχου ή τεχνικά χαρακτηριστικά σε περίπτωση ηλεκτρονικών ειδών).
6. Η κατηγορία του προϊόντος συμπληρώνεται ακριβώς όπως θα είναι στο e-shop σας με δενδροειδή διάταξη. π.χ. Γυναικεία > Μπλούζες > Polo ή Ηλεκτρονικού Υπολογιστές > Laptops > Gaming Laptops. Προσέξτε ότι θα πρέπει με το σύμβολο > να ξεχωρίζει η υποκατηγορία από την κατηγορία που ανήκει.
7. Εαν έχετε χρωματολόγια ή μεγεθολόγια ή γενικά συνδυασμούς / παραλλαγές προϊόντων μπορείτε να συμπληρώσετε τα διαθέσιμα μεγέθη ή/και χρώματα διαχωρισμένα με το σύμβολο κόμμα (,) π.χ. πράσινο,μπλε,κοκκινο,μωβ,κιτρινο
   
8. Το βάρος του προϊόντος το συμπληρώνουμε σε κιλά (π.χ. 0,2 κιλά) και ΜΟΝΟ στην περίπτωση που θέλουμε τα έξοδα αποστολής της παραγγελίας να υπολογίζονται αυτόματα στο καλάθι αγορών από το βάρος των προϊόντων.
9. Στη στήλη ΑΠΟΘΕΜΑ βάζουμε τα διαθέσιμα τεμάχια για αγορά.
10. Στη στήλη TIMH ΜΕ ΦΠΑ βάζουμε την τελική τιμή που θα εμφανίζεται στο e-shop
11. Στη στήλη ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ βάζουμε το όνομα της φωτογραφίας του συγκεκριμένου προϊόντος όπως το έχουμε στον υπολογιστή μας. Προτείνεται για λόγους ευκολότερης διαχείρισης όταν σώζετε τις φωτογραφίες, να τις μετονομάζετε με τον κωδικό του προϊόντος. π.χ. αν ο κωδ. του προιόντος είναι RED0001 μετονομάστε τη φωτογραφία σε RED0001.jpg

Προσοχή! Ποτέ μην γράφετε τους τίτλους και τις περιγραφές με ΚΕΦΑΛΑΙΑ. Όλες οι φράσεις θα πρέπει να είναι μόνο το πρώτο γράμμα κεφαλαίο και ολο το υπόλοιπο πεζό. Επίσης ποτε μην αφήνετε κενές σειρές ή μην μορφοποιείτε τα κείμενα. Μην βάζετε πουθενά bold, italics ή αλλάξετε το μέγεθος των γραμμάτων ή το χρώμα. Χωρίς καμία μορφοποίηση απλά γράφετε το κείμενο κάτω από το κάθε κελί.

Πρίν ξεκινήσετε να δουλεύετε πάνω στο excel, δημιουργήστε δοκιμαστικά 5-6 προϊόντα και στείλτε μας το αρχείο στο espa@i-xperts.gr να το δούμε και να σας πούμε αν είναι οκ ώστε να συνεχίσετε να δουλεύτε με τον μεγάλο όγκο των προϊόντων σας.